Come essere più produttivi con il Time Blocking

Sapersi destreggiare tra mille impegni, siano essi privati o di lavoro, è una skill fondamentale per migliorare la propria produttività e la propria capacità di far fronte allo stress. Molto spesso, tuttavia, soprattutto quando le cose da fare sono tante e molto diverse tra loro, può capitare di scordarsi qualcosa, di non riuscire a fare in tempo o di avere delle aspettative troppo ottimistiche e poco realizzabili. 

Il metodo del Time Blocking (o Calendar Blocking) nasce proprio per fornire uno strumento nuovo a un problema antico, ma ancora molto comune: come fare a tenere sempre tutto sotto controllo e assicurarsi di avere il tempo per fare tutto.

Cos’è il Time Blocking

Il Time Blocking è un metodo per combinare e gestire in modo più efficace le attività e gli impegni legati alle varie sfere della propria vita. Il metodo del Time Blocking prevede di strutturare il proprio calendario o la propria agenda (in formato cartaceo o digitale) in blocchi di tempo dedicati alle singole cose da fare. In pratica, a ogni azione o evento – per quanto piccolo o poco rilevante – viene trovato un posto all’interno della giornata e ogni momento della giornata è associato a uno specifico compito o attività. 

Per rendere più chiara e immediata la visualizzazione e la consultazione degli impegni sulla pagina di calendario, è possibile usare uno specifico colour code per indicare le diverse “aree” tematica (es: blu per il lavoro, rosso per la casa, giallo per la famiglia, verde per gli hobby ecc.).

Il risultato finale, è una pagina completamente piena di blocchi colorati di diversa durata, dedicati a tutte le attività lavorative, le commissioni da fare, gli eventi sociali ecc. previsti per la giornata o per la settimana, alternati da blocchi (generalmente in bianco o in grigio) che rappresentano i momenti di riposo.

Come mettere in pratica il Time Blocking

Come accade per altri metodi e strumenti di Time Management (come ad esempio la Tecnica del Pomodoro o la Matrice di Eisenhower), il primo passo per mettere in pratica il Time Blocking è avere un’idea ben chiara di ciò che c’è da fare.

Per cominciare, un buon punto di partenza può essere stilare una lista delle diverse “aree tematiche” in base alle quali classificare i propri blocchi di tempo, individuando per ciascuna quelli che sono gli impegni ricorrenti (es: andare al lavoro, fare la spesa, frequentare un corso, preparare la cena). 

A questo punto, è possibile iniziare a costruire il proprio “calendario a blocchi”, a partire dai compiti e dalle attività inclusi nella lista. In questa fase, è bene concentrarsi solo sugli impegni fissi e (tendenzialmente) immutabili, inserendo anche le eventuali routine mattutine o serali (es: fare la doccia, andare a correre/fare esercizio fisico, portare fuori il cane), in modo da assicurarsi di avere il tempo per fare tutto. Non bisogna dimenticare di lasciare dello spazio per le pause, per il riposo notturno e per i pasti.

Una volta inserite le attività ricorrenti, è tempo di dedicarsi agli impegni specifici per la giornata o la settimana in corso o, meglio ancora, la successiva. Se, infatti, è possibile ritagliarsi un po’ di tempo e spazio ogni mattina per revisionare il proprio calendario, sarebbe più opportuno dedicare alle operazioni di controllo e pianificazione un blocco ad hoc una volta a settimana (magari il venerdì o la domenica sera). Durante questa fase, il calendario viene completato con tutti i compiti e le attività una tantum o che cambiano di settimana in settimana, come ad esempio anniversari o eventi importanti, appuntamenti medici, incontri con gli amici, o specifici task e progetti di lavoro.

Perché usare il Time Blocking

Il Time Blocking è un metodo di gestione del tempo estremamente efficace e vantaggioso, perché consente di visualizzare in modo concreto una mappa dei propri impegni e della propria giornata.

Infatti, a differenza di quanto accade per le tradizionali “liste di cose da fare”, i blocchi sul calendario aiutano a sviluppare una maggiore comprensione di come viene speso il proprio tempo e, di conseguenza, ad avere un maggior controllo su di esso. 

Il Time Blocking, inoltre, è un forte antidoto alla procrastinazione: una volta che un compito è scritto lì, nel suo blocco, con il suo orario, la sua descrizione e la sua scadenza, trovare la motivazione per portarlo a termine è molto più facile e, contestualmente, diventa più difficile, invece, trovare una scusa per rimandare.

Allo stesso tempo, i blocchi aiutano a “incasellare” tutte quelle azioni che quotidianamente tendono a distrarci dalle attività davvero importanti: leggere e rispondere alle mail, fare una telefonata, controllare le notifiche sui social, e così via. Dedicare uno spazio apposito all’interno della giornata ai compiti meno impegnativi (che, proprio per questo motivo, spesso si infilano tra un’attività e l’altra) permette di mantenere un livello di attenzione e concentrazione più alto quando si devono svolgere task più complessi e faticosi.

Infine, il Time Blocking costringe a porsi obiettivi realistici e realizzabili. La giornata è fatta di 24 ore e, per quanto ci si sforzi e si voglia credere il contrario, c’è un numero finito di cose che si possono fare in 24 ore. Praticare il Time Blocking significa prendere atto di questo limite e lavorare entro i suoi confini, evitando, certamente, gli sprechi, ma accettando il fatto che, a volte, per riuscire a “fare tutto” bisogna saper dire di no a qualcosa.