Come aumentare la produttività con la Matrice di Eisenhower

La capacità di gestione del tempo è una delle soft skills più richieste nel mondo del lavoro: saper organizzare in modo efficace la propria giornata lavorativa è fondamentale per essere produttivi e tenere sotto controllo scadenze e impegni, e ancora più importante è imparare ad attribuire la giusta priorità a ogni attività prevista nella propria lista delle “cose da fare”.

La Matrice di Eisenhower, anche chiamata “metodo Eisenhower” oppure “matrice di Covey”, costituisce un valido strumento di supporto per individuare l’ordine più appropriato secondo cui svolgere i propri compiti e per distinguere ciò che è importante da ciò che, invece, è “soltanto” urgente.

Cos’è la Matrice di Eisenhower

La Matrice di Eisenhower prende il suo nome dal presidente statunitense Dwight D. Eisenhower e si basa, in particolare, sull’affermazione a lui attribuita “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”. Questo metodo è definito anche “matrice di Covey”, dal nome dell’educatore e businessman Stephen Covey, che ne ha ideato e approfondito il modello partendo dal concetto iniziale di Eisenhower.

Questa semplice matrice consiste di quattro quadranti, all’interno dei quali inserire le attività da pianificare e svolgere sulla base della loro importanza e urgenza.

Quadrante 1: azioni importanti e urgenti

Nel primo quadrante si trovano le azioni che sono sia urgenti che importanti. Può trattarsi, ad esempio, di impegni sorti all’improvviso oppure di progetti che si protraggono da molto tempo e si stanno avvicinando alla scadenza. Queste attività devono avere la precedenza su tutte le altre ed essere svolte appena possibile, in quanto non riuscire a completarle in tempo potrebbe avere ripercussioni negative sul piano lavorativo (perdita di un cliente, sanzioni pecuniarie o provvedimenti disciplinari, ecc.) o su quello personale (privazione di sonno, aumento dei livelli di stress, deterioramento del rapporto di fiducia).

Quadrante 2: azioni importanti ma non urgenti

Il secondo quadrante è dedicato a tutte quelle azioni che sono sì importanti, ma non urgenti. Si tratta di attività che riguardano interessi personali e obiettivi a medio o lungo termine e che, per questo motivo, finiscono spesso per essere trascurate e procrastinate all’infinito (riorganizzare/riarredare casa, imparare a parlare una nuova lingua o a suonare uno strumento, scrivere un libro).

In realtà, è proprio alle attività contenute in questo quadrante che bisognerebbe concentrare la maggior parte del proprio tempo e delle proprie energie: pianificare correttamente tutte quelle azioni che non hanno una scadenza definita o ravvicinata consente, infatti, di evitare che si accumulino e restino troppo tempo bloccate (generando senso di colpa e frustrazione) o che diventino improvvisamente urgenti (generando stress e ansia). Inoltre, una buona programmazione delle attività è essenziale per tenere traccia dei propri progressi quotidiani, settimanali o mensili e assicurarsi di essere nella direzione giusta per raggiungere i propri obiettivi personali e professionali.

Quadrante 3: attività non importanti ma urgenti

Nel terzo quadrante si trovano le azioni urgenti ma non importanti (o, quantomeno, non importanti per chi è chiamato a farle). Infatti, solitamente la fonte di queste attività sono altre persone: colleghi, amici, parenti. Il consiglio, in questo caso, è di rifiutare educatamente oppure, se ciò non è possibile, di chiedere aiuto e delegare a qualcun altro.

Se si tratta di qualcosa che dev’essere svolto urgentemente ma non ha alcuna rilevanza rispetto ai propri obiettivi, infatti, la cosa migliore è sicuramente fare in modo che se ne occupi qualcun altro – possibilmente, qualcuno per cui quell’azione può avere un significato o un’utilità maggiore.

Quadrante 4: attività non importanti e non urgenti

Il quarto quadrante include le azioni che non sono né importanti né urgenti. In pratica, si tratta di vere e proprie distrazioni, che distolgono tempo e attenzione da ciò che è davvero importante. 

Una volta individuate e classificate correttamente come non importanti e non urgenti, Il modo migliore per comportarsi rispetto a queste attività è semplicemente ignorarle, rimuoverle dalla propria lista di cose da fare e passare al punto successivo, magari sfruttando il tempo che si è appena risparmiato per portare avanti qualche progetto contenuto nel quadrante 2.

Perché usare la Matrice di Eisenhower

Usare la Matrice di Eisenhower è molto utile, innanzitutto, perché aiuta a migliorare sensibilmente la propria capacità di gestione del tempo e delle priorità, ma non si tratta solo di questo. Il metodo Eisenhower ci spinge a domandarci che cosa è davvero importante per noi, a fare “autoanalisi” rispetto alle nostre motivazioni e ai nostri obiettivi e a comunicare in modo più efficace e diretto con amici, colleghi e collaboratori. Si tratta, quindi, di un’opportunità per migliorare non solo nella capacità di time management, ma anche in tutte quelle altre competenze emotive, cognitive e relazionali che costituiscono le cosiddette life skills.

Inoltre, se praticato con costanza, il metodo Eisenhower può contribuire anche a costruire nuove abitudini positive (es: dedicare ogni giorno un po’ di tempo a un progetto personale) e ad allontanarsi da quelle negative (es: lasciarsi distrarre da attività inutili, procrastinare impegni importanti).