A cura della Dott.ssa Natalia Piskunova

Introduzione

Gestione del tempo: Sin dalla nascita, prima i nostri genitori, poi i nostri insegnanti e successivamente i nostri datori di lavoro ci indicano la necessità di utilizzare il tempo in modo più efficiente.

Nel mondo moderno, in rapida evoluzione, con il flusso di informazioni che cresce in modo esponenziale, sembra strano chiedersi se la gestione del tempo funzioni. Tuttavia, la vera questione centrale non è tanto se essa funzioni, quanto piuttosto come funzioni e per quali attività specifiche.

Nel contesto della vita professionale, la gestione del tempo è strettamente collegata alla produttività, al benessere dei dipendenti e al benessere organizzativo complessivo. Nonostante l’aumento costante di libri e studi dedicati a questo argomento, la questione relativa all’importanza effettiva della gestione del tempo rimane aperta. Parallelamente, ogni anno le aziende private investono ingenti somme di denaro in programmi di formazione sulla gestione del tempo.

Pertanto, l’obiettivo di questo articolo è esaminare le ricerche recenti sull’impatto della gestione del tempo sulla produttività e sul benessere.

1. La gestione del tempo come soft skill chiave

Le soft skills rappresentano un insieme di competenze che permettono di gestire se stessi e interagire efficacemente con gli altri. Nel contesto delle competenze professionali, le soft skills sono necessarie per affrontare con successo le sfide lavorative, spesso in misura pari, se non superiore, alle hard skills (le hard skills comprendono principalmente competenze tecniche e conoscenze specifiche).

Esistono diverse classificazioni delle soft skills, ma tutte includono la gestione del tempo. Bennett, Dunne e Carrée (1999) inseriscono la gestione del tempo nella gestione di sé, mentre il National Center of Vocational Education Research (NCVER, 2003) la colloca nelle attitudini personali.

1.1. Cos’è la gestione del tempo?

La gestione del tempo (time management) è il processo di pianificazione e controllo del tempo impiegato per attività specifiche. In questo articolo ci concentreremo principalmente sulle attività lavorative.

La gestione del tempo è definita come “una forma di decisione utilizzata dalle persone per strutturare, proteggere e adattare il proprio tempo alle condizioni mutevoli” (Aeon, 2017).

• Strutturare significa come le persone organizzano il proprio tempo, utilizzando, ad esempio, un calendario.
• Proteggere si riferisce all’atto di stabilire dei confini attorno al proprio tempo.
• Adattare il tempo alle condizioni mutevoli implica la flessibilità nel rispondere ai cambiamenti.

1.2.Modelli e tecniche di gestione del tempo

I modelli su cui si basano i corsi di formazione sulla gestione del tempo, in un modo o nell’altro, includono questi aspetti. Il modello di processo della gestione del tempo, proposto da Macan nel 1994, identifica tre dimensioni del comportamento nella gestione del tempo, ovvero: la definizione di obiettivi e priorità, i meccanismi di gestione del tempo (ad esempio, prendere appunti e fare liste) e la preferenza per l’organizzazione (ad esempio, lavorare in modo sistematico).

Häfner e Stock descrivono i metodi di gestione del tempo come la definizione delle priorità, la strutturazione della giornata lavorativa e il monitoraggio del tempo, e sottolineano che anche un breve intervento formativo di una sola giornata può avere un impatto positivo sul benessere.

Metodi specifici come l’Analisi ABC, la Matrice di Eisenhower, il Metodo Posec, il Metodo Alps o Alpen, la Tecnica del Pomodoro, e altri ancora, affrontano in varia misura i punti precedentemente menzionati: strutturazione, protezione e adattamento.

1.3. Ma perché è considerata fondamentale?

La gestione efficace del tempo è una soft skill perché non può essere appresa in un contesto formale come quello scolastico, e il suo sviluppo richiede pratica ed esperienza. Indipendentemente dalla professione, questa competenza è rilevante per tutti e assume importanza a prescindere dal settore o dal ruolo ricoperto. Ma perché è considerata fondamentale?

• È più probabile che il “prodotto” del lavoro, ossia il risultato finale, venga consegnato nei tempi previsti (o addirittura in anticipo) se sai gestire il tuo tempo in modo efficace.
• Questo aumenterà la fiducia, motivazione e impegno, rendendo il processo lavorativo più soddisfacente.
• Sarai in grado di mantenere il controllo sul flusso di lavoro e prendere decisioni più informate.
• Potrai prevenire lo stress e il burnout. La pianificazione di fasce orarie specifiche per la massima produttività è un elemento cruciale.

Senza delle strategie efficaci, diventa difficile rispettare le scadenze, completare le attività e raggiungere i propri obiettivi. Si può essere degli eccellenti professionisti nel proprio campo (qualunque cosa ciò significhi), ma se non si pianifica correttamente, si procrastina e non si rispettano i tempi, nessuno sarà in grado di apprezzare le proprie eccellenti competenze tecniche.

2. Relazione tra gestione del tempo e produttività e benessere

2.1. Gestione del tempo: quadro storico

Il concetto di gestione del tempo ha origine con la rivoluzione industriale e si è progressivamente evoluto fino agiungere alla nozione contemporanea.

Il legame tra gestione del tempo e performance lavorativa può essere ricondotto storicamente alla gestione scientifica (Taylor, 1911). A quasi 100 anni di distanza, il tema rimane ancora di grande rilevanza; Claessens et al. (2007) sottolineano i vantaggi di una gestione efficace del tempo, che possono tradursi in un incremento della soddisfazione lavorativa.

Le ricerche specifiche (Häfner, Stock) dimostrano che la formazione sulla gestione del tempo porta a un maggiore controllo del tempo e a una riduzione dello stress percepito, il che può influire sul benessere del singolo dipendente. Tuttavia, l’effetto sulla produttività non è altrettanto chiaro.

In alcuni casi, ad esempio, è stata riscontrata una correlazione tra la gestione del tempo e la produttività, ma solo tra i lavoratori altamente motivati.

Va sottolineato che i tentativi degli studiosi di sintetizzare la letteratura fino a oggi sono stati per lo più di tipo qualitativo, escludendo così una valutazione quantitativa complessiva. Proprio per questo motivo, mancavano dati sufficienti per rispondere alla domanda sulla correlazione tra gestione del tempo e produttività. Tuttavia, ora uno studio di questo tipo è stato condotto.

Attualmente, uno degli studi più rilevanti sul tema è una meta-analisi pubblicata nel 2021 (Aeon, Faber e Panaccio). Questo meta-studio ha esaminato 158 ricerche, senza limitazioni riguardanti il paese o l’anno di pubblicazione, e ha incluso articoli sottoposti a revisione paritaria fino al 2019. Nel prosieguo, faremo riferimento a questo studio, citando anche altre ricerche rilevanti sull’argomento.

2.2. Gestione del tempo e produttività in un ambiente professionale

La produttività è definita come il completamento di un compito specifico con la giusta accuratezza, velocità e precisione entro il tempo stabilito e secondo il programma previsto.

Poiché le organizzazioni subiscono numerosi cambiamenti, anche la produttività individuale si adatta di conseguenza al clima e all’ambiente organizzativo. Per includere l’intero spettro di comportamenti necessari per un’efficace prestazione lavorativa, si possono distinguere due tipi di produttività:

1. Il risultato del lavoro, ossia la valutazione della produttività tramite, ad esempio, le valutazioni dei manager.
2. I comportamenti che promuovono la produttività, come la motivazione e la proattività.

E sebbene questi due parametri siano piuttosto chiari, una delle difficoltà incontrate dai ricercatori riguarda la loro soggettività. Ad esempio, la definizione del risultato del lavoro varia a seconda del settore professionale: la produzione di un bene concreto è molto diversa dalla fornitura di servizi. Allo stesso modo, i comportamenti possono essere influenzati non solo dalle competenze a riguardo, ma anche da numerosi altri fattori.

In generale, è stato rilevato un effetto positivo, sebbene moderato, della gestione del tempo sulla produttività. Tuttavia, l’effetto della gestione del tempo sulla produttività basata sui risultati (tipo 1) è inferiore rispetto a quella basata sui comportamenti (tipo 2), anche se la differenza è marginale.

Ricerche condotte in settori specifici, come l’IT, hanno analizzato gruppi di persone che hanno partecipato a corsi di formazione sulle competenze di gestione del tempo e dello stress. In questi casi, è stato riscontrato un aumento significativo della produttività di tali professionisti.

Alcuni studi hanno evidenziato una riduzione della procrastinazione dopo aver appreso le basi della gestione del tempo. La procrastinazione si riferisce al rinvio o all’interruzione di un’attività lavorativa. È ragionevole affermare che, se la gestione del tempo riduce tali comportamenti, la produttività – intesa come il completamento effettivo del lavoro – migliorerà. Ciò non implica necessariamente che il lavoro sarà eseguito in modo perfetto, ma piuttosto che verrà comunque portato a termine.

Ad esempio, Il lavoratore medio che svolge lavoro intellettuale cambia attività ogni 3 minuti e, una volta distratto, può impiegare fino a 30 minuti per riprendere l’attività originale. Le interruzioni e i tempi di recupero rappresentano circa il 28% della giornata lavorativa (Chase, Topp, Smith et al., 2013). L’apprendimento della gestione del tempo aiuta a sviluppare la motivazione necessaria per portare a termine un compito, nonostante la presenza di distrazioni.

È stata inoltre riscontrata una relazione negativa, seppur debole ma statisticamente significativa, tra la gestione del tempo e il multitasking. Poiché diversi studi indicano che il multitasking non favorisce la produttività, si può affermare che coloro che possiedono competenze più avanzate nella gestione del tempo tendano ad evitare consapevolmente questa strategia inefficace.

Accanto alla produttività, anche il benessere dei lavoratori gioca un ruolo centrale nella valutazione dell’efficacia della gestione del tempo.

2.3. Gestione del tempo e benessere

«Per benessere organizzativo si intende la capacità di un’organizzazione di promuovere e mantenere il benessere fisico, psicologico e sociale di tutte le lavoratrici e di tutti i lavoratori che operano al suo interno» (Ministero dell’Istruzione e del Merito).Il benessere organizzativo riguarda lo stato di “salute” dell’azienda nel suo complesso, mentre il benessere individuale si riferisce al benessere del singolo lavoratore.Gli indicatori di benessere possono essere positivi (ad esempio, la soddisfazione della vita) o negativi (ad esempio, l’ansia). Di conseguenza, distinguiamo tra benessere (positivo) e distress (negativo).

Una delle manifestazioni comportamentali più gravi dello stress sul lavoro è la cattiva gestione del tempo. Sebbene le pressioni lavorative vengano spesso menzionate, ciò è principalmente legato al comportamento individuale sul posto di lavoro, in particolare alla mancanza di gestione del tempo (Galanti, 2021).

È ormai accertato che la gestione del tempo ha un impatto maggiore sul benessere che sulla produttività(Aeon, Faber e Panaccio). Pertanto, il benessere non è solo un effetto secondario di un miglior utilizzo del tempo, come si pensava in precedenza, ma un vero e proprio risultato.

Inoltre, la gestione del tempo sembra mitigare varie forme di distress, sebbene in misura minore rispetto a quanto migliora il benessere. Ha un effetto particolarmente forte nel ridurre il distress psicologico.

3. La gestione del tempo funziona?

Sembra di sì. La gestione del tempo ha un impatto moderato sulla produttività lavorativa, sul rendimento accademico e sul benessere. Questi tre fattori svolgono un ruolo cruciale nella vita delle persone e contribuiscono a una migliore qualità della vita.

La meta-analisi pubblicata nel 2021, sulla quale ci siamo basati, ha evidenziato un effetto positivo, sebbene moderato, della gestione del tempo sulla produttività. Come discusso nella Sezione 2, abbiamo evidenziato che la gestione del tempo influisce maggiormente sul benessere (emozioni positive, soddisfazione) rispetto alla produttività. Numerosi studi, tra cui l’analisi condotta da Lyubomirsky e colleghi (Lyubomirsky, King, Diener, 2005) sulla relazione tra emozioni positive e risultati ottenuti sul lavoro, dimostrano l’esistenza di una correlazione positiva tra le variabili del benessere soggettivo e la produttività individuale. Il benessere aziendale è strettamente legato al benessere individuale. Diverse ricerche (Wright, Cropanzano, 2004) forniscono un’analisi comparativa che evidenzia una correlazione positiva tra la soddisfazione lavorativa, il benessere psicologico e le prestazioni, le quali possono migliorare i risultati e raggiungere gli obiettivi organizzativi. Sebbene l’effetto diretto della gestione del tempo sulla produttività lavorativa sia moderato, si può ipotizzare l’esistenza di un’influenza indiretta mediata dal miglioramento del benessere individuale.

Pertanto, le richieste diffuse di miglioramento nella gestione del tempo non sono infondate: l’importanza di una corretta gestione del tempo non può essere sottovalutata.

Inoltre, la formazione sulla gestione del tempo presumibilmente migliora le competenze in quest’area e rende le persone più consapevoli e capaci di controllare i processi lavorativi, con effetti positivi sull’autoefficacia.

Coclusioni

È evidente che la gestione del tempo non debba essere considerata soltanto come uno strumento di produttività. La Rivoluzione Industriale, precedentemente menzionata, si è focalizzata principalmente su questo aspetto, sebbene storicamente l’interesse per il tempo fosse legato a obiettivi più ampi, al significato della vita, alla filosofia e alla spiritualità.

Le ricerche più recenti hanno spostato l’attenzione dallo sviluppo professionale al benessere. Tuttavia, ciò non sminuisce in alcun modo l’importanza come competenza lavorativa.

Piuttosto, questo cambiamento mette in discussione la percezione comune secondo cui la gestione del tempo sarebbe più efficace nel contesto lavorativo rispetto ad altri ambiti della vita.

Probabilmente si può concludere che l’impatto della gestione del tempo sulla produttività non si manifesta in maniera diretta, ma piuttosto attraverso il miglioramento del benessere individuale. Sono chiaramente necessari ulteriori studi per approfondire e chiarire questa relazione.

Potrebbe essere opportuno riconsiderare la celebre affermazione di Benjamin Franklin secondo cui “il tempo è denaro”. Forse il tempo non è denaro (non rappresenta solo una questione di produttività in un contesto organizzativo), ma una chiave. Una chiave che apre le porte fondamentali della vita.

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